O relacionamento com os fornecedores é essencial para o sucesso do IGESDF. Valorizamos profundamente a parceria que temos com o mercado fornecedor, pois nos permite assegurar a qualidade, a eficiência, a inovação e a transparência em todas as nossas etapas.
O cadastro de fornecedores é um dos nossos meios de comunicação.
É fundamental manter seus dados cadastrais sempre atualizados, pois isso garante a segurança, a integridade e a conformidade do processo de contratação.
Acesse o seu cadastro no https://igesdf.org.br/ e verifique se os seus dados cadastrais estão atualizados: dados básicos, de usuário, bancários e de fornecimento. Caso identificada alguma necessidade, atualize-os prontamente.
Fique atento a novas publicações e orientações neste Canal Fornecedor. Estamos constantemente em busca de melhorias em nossos processos e é fundamental que vocês se mantenham atualizados.
O IGESDF é uma entidade privada sem fins lucrativos qualificada como Organização Social que, por força do Contrato de gestão nº………, é responsável por gerir o Hospital de Base, o Hospital de Santa Maria e todas as UPAS pertencentes à rede pública de saúde do Distrito Federal.
As diretrizes previstas neste Manual do Fornecedor visam aprimorar o relacionamento do IGESDF com seus parceiros. O cumprimento às normas é essencial para uma conduta ética, transparente e comprometida.
Por meio deste manual, o IGESDF define suas regras, em sua busca contínua pela qualidade. O conteúdo deste manual está alinhado com a Política de Fornecedores, que tem como finalidade essencial a consolidação de princípios, instrumentos, ações e procedimentos voltados à melhoria dos processos de compras e contratações realizadas pelo Instituto.
O IGESDF espera que seus fornecedores se comprometam com estes critérios, e, atuem para engajar seus próprios fornecedores e eventuais subcontratados. Ao longo deste manual, há informações sobre os procedimentos adotados para o fornecedor atuar como parceiro do IGESDF, com uma gestão orientada pela excelência operacional, o fornecimento de serviços, medicamentos e materiais alinhados à conduta ética e transparente, além do atendimento às legislações aplicáveis.
Os agendamentos serão realizados pelo próprio fornecedor ou transportadora através do site do IgesDF: https://igesdf.org.br, na aba “Fornecedor”, clicando na opção “Agendamento”.
O agendamento só poderá ser realizado com até 24 horas de antecedência. Em casos excepcionais, a empresa deverá entrar em contato através do e-mail: reservadeentregasnocentrodedistribuio@igesdf.org.br.
Ao clicar na opção do menu lateral, a página será carregada, permitindo visualizar os horários e as datas disponíveis para agendamento, possibilitando a seleção do dia e do horário que melhor se adequem às suas necessidades.
Após clicar na opção de Agendamento, selecione a data e o horário disponíveis que melhor se encaixam na sua programação.
Em seguida, o fornecedor deverá preencher as informações de contato (nome da empresa, telefone e e-mail) e as informações adicionais (razão social, quantidade de paletes, número da ordem de compra e observações, caso haja) para receber a confirmação de entrega, quantidade de paletes e número da ordem de compra enviados para o fornecimento dos itens. Caso a entrega contenha mais de 20 paletes, o fornecedor deverá marcar dois horários seguidos para o recebimento.
O preenchimento deve ser feito com atenção, pois essas informações são essenciais para o planejamento do centro de distribuição receber a empresa adequadamente.
Depois de informar seus dados de contato e de entrega, selecione o campo de consentimento de usos e coleta de dados pessoais de acordo com o Art. 5, Inciso XII, da LGPD para poder confirmar seu agendamento, em seguida receberá uma confirmação por e-mail contendo todos os detalhes do agendamento.
Caso seja necessário reagendar ou cancelar a entrega, o fornecedor deve verificar no e-mail de confirmação recebido e clicar na opção “Reagendar”, com no mínimo 24 horas de antecedência.
Caso houver alguma dúvida ou precisar de assistência com o sistema de agendamento, entre em contato com a nossa equipe de suporte através do e-mail: reservadeentregasnocentrodedistribuio@igesdf.org.br.
Consulte o guia de agendamento de entregas.
Como fazer o primeiro acesso?
Para realizar o primeiro acesso, basta clicar na opção “fazer login” na página do portal (http://apoiocotacoes.com.br/).
Em seguida preencher os campos LOGIN e SENHA com os dados escolhidos no ato do
Documentação
De acordo com as categorias selecionadas ao se cadastrar existem exigências de documentos, a postagem dos mesmos é feita diretamente no portal.
Importante lembrar que as postagens são apenas dos documentos exigidos em suas categorias.
Os documentos com validade indeterminada devem selecionar o vencimento para 1 (um) ano após a postagem.
Postando o documento
Selecione o campo “FERRAMENTAS/DOCUMENTAÇÃO” o sistema automaticamente vai direcionar para uma página com uma lista de documentos, para postar você terá que clicar no ícone que fina na frente do mesmo.
Lembrando que as cores tem um significado VERMELHO: são os documentos vencidos ou não postados VERDE: são os documentos postados e dentro da validade e AMARELO: são os documentos complementares.
Ao clicar no ícone irá abrir uma nova caixa:
Primeiro passo 1: Clicar em escolher o arquivo e localizar o mesmo na sua máquina.
Segundo passo 2: Clicar no ícone (calendário) e escolher a data do vencimento.
Terceiro passo 3: Clicar em upload para carregar o arquivo no nosso banco de dados.
Para finalizar atualize a página para confirmar que a postagem foi concluída.
ATENÇÃO: Os arquivos para postagem devem estar dentro dos padrões:
Não pode ser um arquivo com um nome muito extenso (colocar somente 1 palavra com poucos caracteres preferencialmente)
Opte por arquivos em PDF por serem mais leves e facilitarem a visualização.
O limite de tamanho do seu arquivo é 5mb
Criar seu cadastro no SEI
Seguir passos do manual conforme abaixo
Prorrogação de Entrega
Envie a solicitação com antecedência, incluindo as razões e comprovações justificáveis para o e-mail: followup@igesdf.org.br.
Apresente justificativas aceitáveis, como problemas logísticos ou atrasos imprevistos na produção conforme dentre outras para avaliação técnica.
Respeite um prazo inferior de 30 dias para que não ocorra comprometimento do estoque e ou desabastecimento. Encaminhe a solicitação de prorrogação no prazo estabelecido para evitar penalidades.
Para qualquer solicitação aguarde o parecer da área responsável antes de proceder com a entrega. Forneça toda a documentação necessária para sustentar sua solicitação.
Prazo de Entrega
Certifique-se de que os prazos de entrega estejam claramente definidos e acordados na Ordem de Compra ou Contrato.
Adote medidas para garantir que os prazos de entrega sejam cumpridos rigorosamente.
Esteja ciente das penalidades aplicáveis em caso de atrasos na entrega. Disponíveis no Edital e cláusula contratual.
Sugestão Entrega Programada
Para garantir que suas entregas sejam eficientes e pontuais, é fundamental planejar cada etapa do processo de forma minuciosa. Isso envolve estabelecer um cronograma detalhado que considere todas as fases da logística, desde a preparação dos pedidos até a entrega final. Ao programar suas entregas com antecedência, você pode identificar e resolver possíveis gargalos e imprevistos antes que se tornem problemas maiores.
Além disso, um planejamento cuidadoso permite otimizar a utilização dos recursos disponíveis, como veículos e pessoal, garantindo que cada entrega seja realizada no menor tempo possível e com o menor custo. Dessa forma, você não apenas evita atrasos, mas também melhora a satisfação do cliente ao garantir que os produtos cheguem no prazo prometido e em perfeitas condições.
Notificação de Atraso: Caso ocorra qualquer atraso na entrega, é crucial que a notificação seja feita de forma imediata. Essa comunicação deve incluir uma explicação clara e detalhada sobre as razões do atraso, além de fornecer uma nova previsão de entrega. Manter todas as partes informadas sobre a situação é essencial para gerenciar expectativas e evitar insatisfações desnecessárias.
Justificativas Aceitas: Ao notificar um atraso, é importante fornecer justificativas que sejam compreensíveis e legítimas. Essas justificativas devem estar baseadas em fatores reais e inesperados, como problemas logísticos, condições climáticas adversas ou questões técnicas. Além disso, sempre que possível, é fundamental propor soluções viáveis para contornar o problema e garantir que a entrega seja concluída com o menor impacto possível.
Procedimentos Após Notificação: Após notificar o atraso, é necessário seguir procedimentos específicos para minimizar os impactos negativos que possam surgir. Isso inclui reavaliar o cronograma de entregas, ajustar operações conforme necessário e manter uma comunicação constante com todos os envolvidos. Tomar essas medidas pode ajudar a restaurar a confiança dos clientes e garantir que a situação seja resolvida de forma eficiente e profissional.
1. Se o contrato não for cumprido, totalmente ou em parte, podem ser aplicadas as seguintes penalidades, sempre garantindo o direito de defesa:
I – Advertência;
II – Multa, conforme previsto no Ato Convocatório ou no contrato;
III – Suspensão de participação em Seleção de Fornecedores e proibição de contratar com o IgedDF por até 2 (dois) anos;
IV – Solicitação aos órgãos governamentais competentes para declarar a inidoneidade; e
V – Perda da caução em dinheiro ou execução das outras garantias oferecidas.
2. Se houver recusa injustificada em assinar o contrato, o instrumento de registro de preços ou em retirar o documento equivalente dentro do prazo estabelecido, isso será considerado descumprimento total da obrigação assumida e poderá acarretar ao participante da Seleção de Fornecedores as seguintes penalidades, conforme previsto no Ato Convocatório, no Elemento Técnico e/ou Instruções:
I – Perda da contratação, sem prejuízo do direito do IGESDF de ser indenizado por danos causados pela recusa;
II – Suspensão do direito de participar de Seleção de Fornecedores ou de contratar com o IGESDF por até 2 (dois) anos.
3. As penalidades previstas nos Tópicos 1 e 2 podem ser aplicadas de forma cumulativa.
