Com a proposta de atingir a máxima eficiência em gestão hospitalar, o Instituto de Gestão Estratégica de Saúde do Distrito Federal (IGESDF) elaborou um cronograma para treinar os colaboradores e ativar completamente todos os módulos do sistema Soul MV. Esta moderna plataforma de gerenciamento de unidades de saúde começou a ser implantada em 2019, mas alguns módulos ainda não estão sendo usados pelos colaboradores, o que agora a direção do IGESDF pretende conseguir.

Para isso, foi montada uma força-tarefa de capacitação que, entre 16 de agosto e 30 de outubro, vai passar pelo Hospital de Base (HB), pelo Hospital Regional de Santa Maria (HRSM) e pelas seis unidades de pronto atendimento (UPAs) administradas pelo IGESDF. As atividades de capacitação acontecerão em duas fases: uma de treinamento e outra para que todos os funcionários comecem a usar a plataforma, conforme o cronograma abaixo.

Sistema Soul MV

O sistema Soul MV é versátil, prático e eficiente. A ferramenta aprimora o controle de prontuários dos pacientes, os estoques de medicamentos e os insumos, além de armazenar e organizar informações estratégicas, administrativas, financeiras, clínicas e assistenciais. Dessa forma, os custos individualizados por paciente e a produtividade de cada profissional na assistência poderão ser acompanhados de forma mais efetiva pelos gestores.

Outra função do sistema é gerar relatórios, que podem ser visualizados em painéis disponíveis para os gestores, que mostram indicadores importantes, auxiliando a tomada de decisão. Um exemplo é a otimização do processo de compras de medicamentos, que pode ser baseado em níveis de estoque e histórico de consumo.

Capacitação dos colaboradores

O treinamento dos colaboradores será feito por supervisores, que irão presencialmente orientar os profissionais em cada setor sobre como utilizar os módulos de acordo com o perfil do profissional. Ao todo, são nove módulos: Atendimento, Clínica Assistencial, Diagnóstico e Terapia, Suprimentos, Faturamento, Financeiro, Áreas de apoio, Tecnologia da Informação e Gestão.

Após a capacitação, haverá o monitoramento das atividades de cada colaborador, que será feito por um painel de indicadores de tarefas executados, como: prescrição, evolução, descrição cirúrgica, solicitação, resposta de parecer, checagem de enfermagem e devolução de medicamentos, separadas por tipo de prestador, tipo de atendimento e especialidade.

Capacitação online

Empenhada em disseminar e agregar aos colaboradores do IGESDF conhecimentos sobre o Sistema Soul MV, a Diretoria de Inovação, Ensino e Pesquisa (Diep) disponibilizou na Plataforma EAD cursos que abordam as diversas interfaces e processos da ferramenta.

Por meio dos cursos disponibilizados todos os colaboradores, de forma fácil e dinâmica, conseguem acessar as videoaulas e as matérias complementares, que auxiliarão na qualificação da utilização do sistema e nas melhorias contínuas dos processos assistências e gerenciais.

Com a capacitação, os colaboradores estarão aptos a executar rotinas administrativas com mais rapidez e eficiência, melhorando, assim, os serviços prestados aos pacientes atendidos em todas as unidades do IGESDF.

Para participar, todos os colaboradores serão cadastrados pela DIEP e vão receber as instruções via e-mail.

Histórico do sistema

O sistema Soul MV foi implantado no Hospital de Base em agosto de 2019. A direção do IGESDF entende que atualmente é necessário fortalecer alguns processos, tais como: controle efetivo dos estoques, devolução de medicamentos e gasto de sala do centro cirúrgico.

Nas seis UPAs, a implantação foi feita em dezembro de 2019, necessitando ainda de revitalização de processos, como: alteração no fluxo de atendimento, controle efetivo dos estoques, checagem de enfermagem e devolução de medicamentos.

Já no Hospital Regional de Santa Maria, o sistema foi implantado parcialmente em janeiro de 2020. A implantação total está prevista para o mês de outubro de 2021.

Confira os benefícios da total implantação:

• Controle de gastos, contas a pagar e receber, contábil e fiscal (obrigações fiscais).
• Controle de regras e cobranças de produção e procedimentos SUS.
• Controle Patrimonial.
• Melhoria do atendimento ao pacientes com o melhor fluxo de trabalho.
• Controle das atividades realizadas pelo profissional de saúde, garantindo a qualidade na assistência ao paciente.
• Monitoramento de materiais/medicamentos e suas movimentações com uso de etiqueta de código de barras.
• Solicitações para paciente vinculadas a prescrição.
• Dados consolidados de entradas e saídas de produtos.