A transformação digital dos processos internos segue avançando no Instituto de Gestão Estratégica de Saúde do Distrito Federal (IgesDF). A partir de agora, os candidatos convocados em processos seletivos poderão enviar toda a documentação necessária para a admissão diretamente pelo site do Instituto. Antes, era necessário imprimir os documentos e entregá-los presencialmente ao setor responsável. Com a mudança, todo o procedimento passa a ser realizado de forma on-line, proporcionando mais praticidade aos novos colaboradores e mais agilidade ao processo de contratação.
A iniciativa, proposta pela Gerência Geral de Excelência Operacional (GGEO), da Superintendência de Qualidade e Melhoria de Processos (SUMEC), foi desenvolvida em parceria com a Superintendência de Pessoas (SUPES) e a Superintendência de Tecnologia da Informação e Conectividade em Saúde (SUTCS), representa mais um avanço na modernização da gestão e no aperfeiçoamento dos processos internos.
A novidade foi desenvolvida com base na metodologia Lean, que orienta melhorias contínuas por meio da eliminação de desperdícios e da simplificação dos fluxos de trabalho. Com a digitalização da etapa documental, o processo de contratação torna-se mais rápido, seguro e acessível, beneficiando tanto os novos colaboradores quanto as equipes responsáveis pelas admissões.
Para a gerente-geral de Excelência Operacional, Isabel Lima, a mudança traduz um dos principais conceitos da metodologia Lean ao eliminar atividades que não agregavam valor ao processo.
Segundo ela, o método reduz etapas relacionadas à digitalização, ao transporte e ao armazenamento de documentos físicos, além de simplificar o fluxo de trabalho.
“Nosso objetivo é promover processos cada vez mais simplificados e eficientes, pensando tanto na experiência do novo colaborador quanto na dos profissionais que atuam nas áreas responsáveis pela contratação”, afirma.
Histórico da criação
A necessidade da nova funcionalidade surgiu durante a implantação da metodologia Lean na Superintendência de Pessoas, quando foi realizado um diagnóstico detalhado do processo de reposição de pessoal. A análise identificou que a entrega presencial de documentos era uma das etapas que mais demandava tempo e recursos.
De acordo com o gerente interino de Desenvolvimento Humano (GEDEH), Jean Pereira, a proposta permitiu transformar praticamente toda a jornada do candidato em um fluxo digital.
“Hoje ele consegue realizar quase todas as etapas pela plataforma, desde a inscrição no processo seletivo até o envio da documentação para a admissão”, destaca.
Na prática, o sistema, disponível na página de processos seletivos do IgesDF, permite que toda a documentação seja enviada virtualmente para análise dos Núcleos de Pessoas das unidades. Caso haja alguma inconsistência, o próprio ambiente digital informa quais documentos precisam ser corrigidos ou complementados.
A medida reduz deslocamentos, elimina gastos com impressões e oferece mais transparência durante todo o acompanhamento da admissão.
“Além de trazer mais comodidade ao candidato, a ferramenta organiza melhor o fluxo de trabalho das equipes e amplia o controle sobre cada etapa do processo”, explica Jean.
Os benefícios também se refletem na rotina administrativa do Instituto. Ao reduzir retrabalhos, otimizar o tempo das equipes e garantir a rastreabilidade eletrônica dos documentos, a nova ferramenta fortalece a segurança das informações e torna o processo mais eficiente. Para Jean, a implementação tecnológica demonstra como a metodologia Lean pode gerar resultados concretos.
“Conseguimos entregar um processo mais simples para o candidato, mais eficiente para as equipes e mais seguro para a Instituição”, ressalta.
Com admissões concluídas em menos tempo, a expectativa é acelerar a reposição de profissionais nas unidades administradas pelo IgesDF, reduzindo o período em que as equipes permanecem desfalcadas. Esse ganho operacional contribui para manter a continuidade dos serviços e fortalecer a assistência prestada à população.
“Quando conseguimos contratar com mais agilidade, damos uma resposta mais rápida às necessidades das unidades e reforçamos a capacidade de atendimento aos pacientes”, completa o gerente.
Para a superintendente interina de Pessoas, Nildete Dias, a inovação representa mais do que uma evolução tecnológica: reforça o compromisso do Instituto com uma gestão moderna, eficiente e centrada nas pessoas.
“Cada melhoria implementada nos nossos processos internos reflete diretamente na capacidade de fortalecer as equipes e garantir uma assistência cada vez mais qualificada à população. Quando investimos em inovação e eficiência, criamos condições para que nossos profissionais possam chegar mais rapidamente às unidades e contribuir para um cuidado cada vez melhor aos pacientes”, conclui.
