Conversas de trabalho, documentos, reuniões e informações institucionais passam a ter um ambiente oficial de comunicação no Instituto de Gestão Estratégica de Saúde do Distrito Federal (IgesDF). O Instituto oficializou o Microsoft Teams como ferramenta de comunicação e colaboração entre os profissionais, com o objetivo de concentrar conteúdos de trabalho em uma plataforma corporativa mais segura e integrada.
A ferramenta faz parte do Microsoft 365 já disponibilizado pelo IgesDF e pode ser acessada com as credenciais institucionais pelo computador ou por dispositivos móveis. Entre os recursos estão conversas individuais e em grupo, chamadas de áudio e vídeo, compartilhamento de documentos, edição simultânea de arquivos e criação de equipes e canais de trabalho.
A adoção do Teams também busca reduzir o uso de aplicativos pessoais para atividades que envolvam documentos, dados ou informações relacionadas ao trabalho. O WhatsApp, por exemplo, não é uma ferramenta oficial homologada pelo IgesDF para esse tipo de comunicação.
Para a diretora de Administração e Logística do IgesDF, Bárbara Santos, a oficialização da plataforma representa um avanço na organização dos fluxos de trabalho e na integração entre as equipes.
“Estamos fortalecendo uma forma de comunicação mais organizada, integrada e adequada ao ambiente institucional. O Teams reúne em um mesmo espaço ferramentas que fazem parte da rotina dos profissionais e facilita o trabalho entre áreas e unidades, ao mesmo tempo em que contribui para a proteção das informações do Instituto”, destaca Bárbara.
Para o gerente de Infraestrutura de Redes, Thiago José Sebba Pereira Broges, manter os conteúdos de trabalho dentro das soluções corporativas permite maior controle sobre a forma como as informações institucionais são armazenadas e compartilhadas.
“Quando utilizamos uma ferramenta não homologada, a informação corporativa pode sair do ambiente tecnológico sobre o qual o IgesDF possui governança e capacidade de gestão. Isso pode dificultar o controle de quem teve acesso, onde determinado documento está armazenado, quais permissões foram concedidas e até mesmo a recuperação dessas informações posteriormente”, explica.
Segurança também faz parte da comunicação
Em uma instituição de saúde, os cuidados com a comunicação ganham ainda mais relevância diante da circulação de informações corporativas, dados pessoais e, em determinadas situações, conteúdos assistenciais que exigem proteção específica.
Por integrar o Microsoft 365 administrado pelo IgesDF, o Teams utiliza a identidade institucional de cada profissional e mantém as comunicações conectadas às demais soluções corporativas. A plataforma conta com mecanismos de proteção dos dados durante a transmissão e o armazenamento de mensagens, arquivos e reuniões.
Outro benefício é a possibilidade de manter informações e documentos vinculados à estrutura de trabalho do Instituto, em vez de concentrá-los em contas ou dispositivos pessoais. Isso contribui para que conteúdos importantes permaneçam disponíveis às equipes autorizadas mesmo diante de mudanças entre os profissionais.
Para o superintendente de Tecnologia da Informação e Conectividade em Saúde (SUTCS), Jalson Dutra de Morais, a adoção de ferramentas corporativas também contribui para preservar o conhecimento produzido pelas equipes e fortalecer a continuidade dos processos de trabalho.
“Uma informação relevante para uma equipe não deve ficar restrita ao celular ou à conta pessoal de um profissional. Quando utilizamos canais, equipes e repositórios corporativos, esse conhecimento permanece vinculado à estrutura do Instituto, com mais segurança, organização e continuidade”, destaca Jalson.
Do grupo de mensagens ao trabalho colaborativo
Para quem já está acostumado com aplicativos de mensagens, a adaptação tende a ser familiar. O Teams permite conversas individuais e em grupo, envio de arquivos, chamadas e videoconferências. A diferença está principalmente na organização das informações e na integração com outras ferramentas utilizadas no cotidiano.
Equipes e canais podem ser criados para setores, projetos ou temas específicos. Nesses espaços, conversas e documentos permanecem vinculados ao próprio grupo de trabalho, evitando que informações fiquem espalhadas entre celulares, e-mails e diferentes versões de arquivos. Quando houver conteúdo restrito, equipes e canais podem ser configurados de forma privada, com acesso limitado aos membros autorizados.
Thiago exemplifica a diferença com uma situação comum no dia a dia: várias pessoas trabalhando sobre uma mesma planilha.
“Em vez de criar um grupo de WhatsApp para um projeto e começar a enviar diferentes versões de uma planilha, podemos criar uma equipe no Teams, armazenar o arquivo no ambiente corporativo e permitir que as pessoas autorizadas trabalhem sobre o mesmo documento”, explica.
A integração com Word, Excel, Outlook, OneDrive e SharePoint permite que mais de uma pessoa trabalhe no mesmo arquivo, respeitando as permissões definidas para visualização ou edição. Na prática, isso reduz a circulação de diferentes cópias de um mesmo documento e permite que a equipe trabalhe sobre uma versão compartilhada.
Nos canais do Teams, os arquivos ficam armazenados no SharePoint, permitindo que documentos de interesse coletivo permaneçam disponíveis aos membros autorizados. Já o OneDrive é destinado principalmente aos arquivos individuais de trabalho.
Acesso pelo computador ou celular
O Teams pode ser utilizado pelo aplicativo para celulares, pelo navegador ou diretamente no computador, facilitando a comunicação entre profissionais que atuam nas diferentes unidades do IgesDF.
A mobilidade, no entanto, exige os mesmos cuidados adotados no ambiente de trabalho. É importante proteger as credenciais institucionais, não compartilhar senhas, manter os dispositivos protegidos e ter atenção ao visualizar informações do Instituto em locais públicos ou equipamentos compartilhados.
“A possibilidade de acessar a informação em qualquer lugar precisa estar acompanhada do cuidado com aquela informação”, reforça Thiago.
Para auxiliar os profissionais nos primeiros acessos, a área de Tecnologia da Informação elaborou o Manual de Primeiros Passos para Utilização do Microsoft Teams. O material reúne orientações sobre acesso, instalação no celular, autenticação, conversas, equipes, canais, reuniões e compartilhamento de arquivos.
Dúvidas ou dificuldades relacionadas ao acesso e ao uso da ferramenta podem ser encaminhadas à equipe de TI por meio do AtendeTI.
