Um paciente que aguarda atendimento, um profissional que perde tempo procurando informações ou uma equipe que precisa refazer uma atividade. Situações comuns na rotina hospitalar podem revelar problemas nos processos que passam despercebidos no dia a dia. Identificar essas dificuldades e encontrar soluções foi o desafio proposto à equipe da Superintendência de Qualidade e Melhoria de Processos (SUMEC) do Instituto de Gestão Estratégica de Saúde do Distrito Federal (IgesDF) durante o Lean Experience, realizado na última sexta-feira (16).
Promovida pela Gerência-Geral de Excelência Operacional (GGEO), a oficina ocorreu no Senac do Setor Comercial Sul, em Brasília, das 8h30 às 13h. Em vez de palestras tradicionais, os participantes trabalharam em grupos para analisar situações, identificar desperdícios e propor melhorias.
A iniciativa teve como objetivo ampliar o conhecimento sobre a filosofia Lean, metodologia voltada à melhoria contínua, à redução de desperdícios e à entrega de valor. Na saúde, essa abordagem busca tornar o trabalho mais eficiente, sem perder de vista as necessidades de quem recebe o atendimento.
A proposta surgiu durante as reuniões periódicas de gestão da SUMEC, nas quais são acompanhadas as atividades das diferentes áreas e discutidas oportunidades de desenvolvimento das equipes.
Para o superintendente de Qualidade e Melhoria de Processos, Clayton Sousa, a oficina representa uma oportunidade de investir na formação dos colaboradores e fortalecer uma cultura de aprendizado dentro do Instituto.
“O desenvolvimento das pessoas é algo que valorizamos muito. Esse encontro foi pensado para que todos pudessem aprender, trocar experiências, aprimorar algumas ferramentas e conhecer outras. O maior presente que podemos ter é aprender”, destaca.
O formato participativo foi escolhido para aproximar a metodologia da realidade profissional. As mesas foram organizadas para favorecer o trabalho em grupo, a troca de conhecimentos e a discussão de diferentes possibilidades antes da definição de soluções.
A gerente-geral de Excelência Operacional, Isabel Lima, explica que a intenção era ampliar o alcance do Lean e facilitar a compreensão de suas ferramentas.
“Queríamos disseminar ainda mais o Lean e fazer com que ele chegasse à ponta. Pensamos nessa oficina justamente para proporcionar uma experiência de aprendizado, na qual as pessoas pudessem tirar dúvidas e compreender melhor as ferramentas”, afirma.
A preparação ficou a cargo da equipe de Melhoria Contínua, com participação da coordenadora Bruna Canedo e da analista executiva Isabela Cortez, responsáveis por transformar a proposta em uma dinâmica estruturada. A equipe também contou com o apoio da Diretoria de Ensino e Pesquisa (DIEP) na viabilização do local para a realização do evento.
Da identificação dos problemas à prática
Um dos principais conceitos abordados foi a importância de investigar as causas dos problemas antes de definir soluções. Diante de atrasos ou dificuldades em uma atividade, por exemplo, a primeira reação pode ser atribuir o problema à falta de profissionais, às limitações de um sistema ou ao descumprimento de uma orientação. A filosofia Lean propõe analisar o processo para compreender o que realmente está acontecendo.
À frente das atividades, Bruna Canedo destacou a importância dessa investigação para encontrar respostas mais efetivas.
“O Lean nos convida a sair da primeira percepção e olhar para o processo, entender de verdade qual é a causa do problema e, assim, construir soluções mais eficazes e sustentáveis”, explica.
Na assistência à saúde, os desperdícios não se limitam ao uso de materiais ou de recursos financeiros. O tempo gasto procurando informações, a repetição de cadastros, a espera por transporte e a falta de comunicação entre setores também podem prejudicar o andamento do trabalho. Segundo Bruna, quando essas situações se tornam frequentes, acabam incorporadas à rotina e deixam de ser percebidas como oportunidades de melhoria.
Outro ponto discutido foi a necessidade de analisar toda a jornada do paciente, considerando a conexão entre as etapas do atendimento. Uma mudança que facilita o trabalho de determinado setor pode criar dificuldades em outro quando o fluxo não é avaliado de forma integrada.
“O resultado de um processo bem alinhado está nas interfaces entre as etapas. Precisamos deixar de olhar apenas para os setores e entender onde o fluxo está parando e como podemos contribuir para que ele volte a funcionar”, ressalta.
Para colocar os conceitos em prática, os participantes assumiram o papel de integrantes de uma equipe de melhoria contínua, deixando temporariamente de lado as funções e os setores que representam no cotidiano.
Divididos em grupos, receberam estudos de caso, guias de ferramentas, cartões com desafios e painéis para registrar suas conclusões. A dinâmica foi organizada em seis missões, que exigiam a análise de situações complexas, a discussão de hipóteses e a escolha das ferramentas mais adequadas para investigar os problemas apresentados.
Baseada na aprendizagem por problemas, no pensamento crítico e no trabalho colaborativo, a atividade exigiu que as equipes avançassem na compreensão dos desafios antes de propor soluções. Ao final, cada grupo deveria organizar os principais resultados em um painel e apresentar as conclusões aos demais participantes.
Além de desenvolver conhecimentos técnicos, o Lean Experience buscou fortalecer a integração entre profissionais de diferentes áreas da SUMEC. O trabalho conjunto permitiu compartilhar experiências e refletir sobre como decisões tomadas em um setor podem repercutir no funcionamento de outros.
A analista executiva de Melhoria Contínua, Isabela Cortez, participou da elaboração dos materiais utilizados na dinâmica e foi responsável pela organização logística necessária à realização das atividades.
“Deu um pouco de trabalho, mas valeu muito a pena. Tenho aprendido muito desde que cheguei e fico feliz em poder contribuir com mais conhecimento também”, conta.
Para Isabel Lima, iniciativas como essa ajudam a consolidar a melhoria contínua como parte da cultura institucional, incentivando os profissionais a questionar processos, compartilhar conhecimentos e buscar novas formas de trabalhar.
A proposta é que os conceitos discutidos ultrapassem a oficina e sejam incorporados às decisões e atividades das equipes, contribuindo para processos mais integrados e eficientes.
