Exames, laudos e prontuários guardam informações importantes sobre a saúde de cada paciente e, justamente por reunirem dados pessoais e sensíveis, não podem ser acessados por qualquer pessoa. Nas unidades administradas pelo Instituto de Gestão Estratégica de Saúde do Distrito Federal (IgesDF), a liberação desses documentos segue critérios específicos para garantir sigilo, segurança e proteção dos dados.

Muitas pessoas, no entanto, ainda têm dúvidas sobre quem pode fazer o pedido, quais documentos são necessários ou o que fazer quando não é possível comparecer pessoalmente. Conhecer essas orientações ajuda a evitar transtornos e torna o atendimento mais ágil.

“Toda solicitação de acesso a informações médicas nas unidades do IgesDF é tratada com sigilo absoluto e em estrita conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e normas correlatas, protegendo os dados sensíveis de saúde dos pacientes em todas as etapas”, explica Saulo Reis, coordenador Jurídico Consultivo.

Quem pode solicitar?

O próprio paciente pode solicitar e consultar seus registros médicos sempre que precisar. Também podem fazer o pedido, conforme cada situação, pais ou responsáveis legais de crianças e adolescentes, tutores, curadores e pessoas autorizadas pelo paciente por meio de procuração específica.

Os resultados de exames devem ser solicitados diretamente na unidade em que o procedimento foi realizado. Já os prontuários médicos podem ser requisitados nas recepções das Unidades de Pronto Atendimento (UPAs), nos Núcleos de Arquivo do Hospital de Base do Distrito Federal (HBDF) e do Hospital Regional de Santa Maria (HRSM), além dos canais eletrônicos disponibilizados para esse atendimento.

Os pedidos também podem ser encaminhados por e-mail:

HRSM: nuarq.hrsm@igesdf.org.br
HBDF: arquivo@igesdf.org.br
UPAs: arquivoupas@igesdf.org.br

Para solicitar o documento, é necessário preencher o formulário de solicitação de prontuário médico e apresentar a documentação exigida. O pedido passa pela análise dos setores responsáveis e, após a conclusão do processo, os registros podem ser disponibilizados em formato impresso ou por e-mail, conforme o caso.

Outra pessoa pode retirar os documentos?

Quando o paciente não pode comparecer presencialmente, outra pessoa pode solicitar ou retirar os documentos desde que apresente procuração específica ou autorização expressa do titular.

A autorização pode ser validada por diferentes meios, entre eles:

Procuração com poderes específicos: documento assinado pelo paciente autorizando expressamente o acesso aos registros para essa finalidade.

Assinatura eletrônica avançada: deve permitir a identificação inequívoca do signatário e estar vinculada ao documento de forma que qualquer alteração posterior possa ser detectada. Um exemplo são as assinaturas realizadas pelo GOV.BR nos níveis Prata e Ouro.

Assinatura eletrônica qualificada: utiliza certificado digital emitido por autoridade reconhecida, de acordo com a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

E quando o paciente falece?

Em caso de falecimento, o acesso ao prontuário também segue regras específicas. O documento pode ser consultado por cônjuge ou companheiro, filhos, netos, bisnetos, pais, avós, bisavós, irmãos, sobrinhos, tios, sobrinhos-netos, tios-avós e primos, desde que seja comprovado o vínculo familiar. A liberação também pode ocorrer mediante determinação judicial.

Órgãos públicos e instituições precisam seguir regras específicas. O sigilo das informações médicas permanece protegido mesmo quando a solicitação parte dessas entidades.

Algumas organizações podem requerer os documentos diretamente, por meio de ofício encaminhado pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Entre elas estão:

• Conselho Federal de Medicina (CFM);

• Conselhos Regionais de Medicina (CRMs);

• Ministério Público do Distrito Federal e Territórios (MPDFT);

• Tribunal de Contas do Distrito Federal (TCDF);

• Corregedoria de Saúde (SES/CONT/USCOR);

• Instituições de ensino, desde que tenham Termo de Cooperação Técnica com a SES/DF;

• Defensoria Pública do Distrito Federal (DPDF), desde que tenha procuração válida.

Para os demais órgãos e instituições, o acesso às informações médicas depende de determinação judicial ou de termo de consentimento expresso assinado pelo titular, acompanhado da documentação pessoal necessária.